ईमेल निजी महसूस होता है क्योंकि आप प्राप्तकर्ता को चुनते हैं। फ़ोटो फ़ाइल सिर्फ इसलिए निजी नहीं हो जाती क्योंकि वह किसी संदेश के अंदर है। यदि आप मूल छवि संलग्न करते हैं, तो छिपी हुई मेटाडेटा उसके साथ जा सकती है।

यह सामान्य स्थितियों में मायने रखता है। आप स्कूल स्वयंसेवक की फ़ोटो, क्लाइंट प्रूफ, लिस्टिंग इमेज या पड़ोस के किसी कार्यक्रम की तस्वीर ईमेल कर सकते हैं। दृश्य पिक्सेल भले ही हानिरहित लगें, लेकिन फ़ाइल में अभी भी समय, डिवाइस और स्थान का विवरण हो सकता है जिसे आप साझा नहीं करना चाहते थे।

एक सुरक्षित आदत सरल है: फ़ाइल की जाँच करें, जिसे आपको नहीं चाहिए उसे हटा दें, और साफ की गई कॉपी भेजें। उस अंतिम चरण के लिए, इमेज मेटाडेटा रिमूवर लोगों को फ़ोटो के उनके इनबॉक्स ड्राफ्ट से निकलने से पहले छिपे हुए फ़ील्ड को हटाने का एक त्वरित तरीका देता है।

ईमेल अटैचमेंट में कौन सा फ़ोटो मेटाडेटा रह सकता है

इमेज फ़ाइल के साथ जाने वाले EXIF विवरण

ईमेल आमतौर पर आपके द्वारा संलग्न फ़ाइल भेजता है, कोई जादुई रूप से सरलीकृत संस्करण नहीं। यदि छवि में अभी भी Exif डेटा है, तो वह जानकारी उसके साथ जा सकती है जब तक कि आप पहले एक साफ कॉपी न बना लें।

लाइब्रेरी ऑफ कांग्रेस का Exif का विवरण बताता है कि सामान्य इमेज फ़ाइलों में संरचित मेटाडेटा जैसे कैमरा सेटिंग्स, दिनांक और समय का विवरण, भौगोलिक डेटा और थंबनेल स्टोरेज हो सकते हैं। आसान शब्दों में, इसका मतलब है कि एक फ़ोटो दृश्य से अधिक खुलासा कर सकती है।

हर फ़ील्ड समान रूप से संवेदनशील नहीं होता। कैमरा मॉडल और एक्सपोज़र सेटिंग्स एक ईमेल में हानिरहित हो सकते हैं और दूसरे में ध्यान भटकाने वाले हो सकते हैं। दिनांक, समय और स्थान का विवरण अधिक ध्यान देने योग्य है क्योंकि वे ऐसा संदर्भ जोड़ सकते हैं जिसे प्रेषक कभी साझा नहीं करना चाहता था।

स्थान डेटा प्रेषकों की अपेक्षा से अधिक मायने क्यों रखता है

स्थान डेटा को अपनी जाँच की आवश्यकता होती है। एक सुंदर फ़ोटो, स्कूल इवेंट की छवि, या पिछवाड़े की तस्वीर अधिक विशिष्ट हो सकती है जब फ़ाइल अभी भी उस स्थान की ओर इशारा करती है जहाँ इसे लिया गया था।

जोखिम हमेशा नाटकीय नहीं होता है। ज्यादातर समय, यह नियमित विवरणों को अधिक साझा करने के बारे में है। किसी क्लाइंट को प्रूफ की समीक्षा करने के लिए आपके फ़ोन के लोकेशन टैग की आवश्यकता नहीं है। न्यूज़लेटर को व्यवस्थित करने के लिए स्वयंसेवक समन्वयक को इसकी आवश्यकता नहीं है। यदि संदेश बाद में फ़ॉरवर्ड किया जाएगा तो ग्रुप इनबॉक्स को निश्चित रूप से इसकी आवश्यकता नहीं है।

ईमेल द्वारा कोई भी छवि भेजने से पहले 2 त्वरित प्रश्नों का उपयोग करें: क्या प्राप्तकर्ता को मूल मेटाडेटा की आवश्यकता है, और क्या संदेश को पहले दर्शकों के बाहर फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है? यदि किसी भी प्रश्न का उत्तर नहीं है, तो पहले फ़ाइल को साफ़ करें।

फ़ोन और डेस्कटॉप शेयरिंग विकल्प आपके द्वारा भेजी जाने वाली कॉपी को कैसे बदलते हैं

साझा करने से पहले स्थान हटाने वाले iPhone और फ़ोटो-ऐप सेटिंग्स

आप जो कॉपी भेजते हैं वह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले शेयरिंग पथ पर निर्भर करती है। मिशिगन विश्वविद्यालय का मेटाडेटा मार्गदर्शन चेतावनी देता है कि ईमेल की गई फ़ाइलें निर्माण समय, भौगोलिक स्थान, कैमरा प्रकार और डिवाइस सेटिंग्स का खुलासा कर सकती हैं। यह अधिकांश प्राप्तकर्ताओं की आवश्यकता से अधिक जानकारी है। छवि संलग्न करने से पहले फ़ोन शेयरिंग विकल्पों की त्वरित जाँच आवश्यक है।

वह विवरण मायने रखता है क्योंकि बहुत से लोग मानते हैं कि फ़ोटो अटैचमेंट पहले से ही साफ़ हो चुका है। हर ईमेल अटैचमेंट को मूल के रूप में मानना सुरक्षित है जब तक कि आप अन्यथा पुष्टि न कर लें। 3-भाग वाली प्री-सेंड रूटीन अच्छी तरह से काम करती है: फ़ाइल का निरीक्षण करें, छिपे हुए फ़ील्ड निकालें, फिर साफ की गई कॉपी संलग्न करें।

यदि आप अक्सर फ़ोन से साझा करते हैं, तो जाँच को अपनी सामान्य आदत में शामिल करें। मिशिगन विश्वविद्यालय ऐप और डिवाइस सेटिंग्स की जाँच करने की भी सलाह देता है और नोट करता है कि आप स्मार्टफोन जियो-लोकेशन ट्रैकिंग सहित डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स को बदलकर संग्रहीत मेटाडेटा को कम करने में सक्षम हो सकते हैं। ईमेल के आपके आउटबॉक्स से निकलने से पहले, पुष्टि करें कि क्या ऐप मूल जानकारी भेज रहा है या कम मेटाडेटा वाला संस्करण। जब आप निश्चित न हों, तो ऑनलाइन EXIF क्लीनर से ली गई एक साफ कॉपी अधिक पूर्वानुमान योग्य विकल्प है।

कॉपी की गई छवि से गुण हटाने के लिए डेस्कटॉप विकल्प

डेस्कटॉप वर्कफ़्लो एक अलग तरह की उलझन पैदा करते हैं। लोग फ़ाइल का नाम बदलते हैं, इसे फ़ोल्डर में खींचते हैं, या फ़ोटो ऐप से निर्यात करते हैं और मानते हैं कि उस छोटे से बदलाव ने छिपे हुए फ़ील्ड को हटा दिया है। कभी-कभी ऐसा नहीं होता है।

वही मिशिगन विश्वविद्यालय फ़ाइल-मेटाडेटा चेकलिस्ट विंडोज़ के लिए एक व्यावहारिक सफाई मार्ग देता है: फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें, गुण खोलें, विवरण चुनें, और गुण और व्यक्तिगत जानकारी निकालें चुनें। यह मैक उपयोगकर्ताओं को प्रीव्यू की ओर भी निर्देशित करता है ताकि वे भेजने से पहले मेटाडेटा का निरीक्षण कर सकें।

भले ही आप Apple सॉफ़्टवेयर का उपयोग न करें, नियम वही रहता है। यह न मानें कि नाम बदलना, कॉपी करना, संपीड़ित करना या निर्यात करने का मतलब साफ करना है। जब फ़ोटो फ़ोन या कैमरे से आई हो तो पहले गुणों की जाँच करें, और जब प्राप्तकर्ता को केवल दृश्य सामग्री की आवश्यकता हो तो मेटाडेटा हटा दें।

क्लाइंट, स्कूल और ग्रुप ईमेल के लिए भेजने से पहले की चेकलिस्ट

मेटाडेटा का निरीक्षण कब पहले करें

जब ईमेल सामान्य वर्कफ़्लो का हिस्सा हो तो पहले निरीक्षण करें। उस स्थिति में, मूल फ़ाइल का अभी भी मूल्य हो सकता है। क्लाइंट प्रूफ, न्यूज़ रूम संदर्भ चित्र, आंतरिक ड्राफ्ट समीक्षाएं, और पारिवारिक संग्रह आदान-प्रदान इस श्रेणी में आ सकते हैं। क्या हटाना है यह तय करने से पहले यह जानना मदद करता है कि फ़ाइल में क्या है।

यह चरण तब भी उपयोगी होता है जब समय और डिवाइस विवरण आपके स्वयं के रिकॉर्ड के लिए मायने रखते हैं लेकिन प्राप्तकर्ता के लिए नहीं। आप मूल फ़ाइल को स्थानीय रूप से संग्रहीत रखना चाह सकते हैं जबकि ईमेल द्वारा एक हल्की कॉपी भेजना चाहते हैं। यह आपके अपने संग्रह को नष्ट किए बिना आपको एक साफ हैंडऑफ़ देता है।

मेटाडेटा तुरंत कब हटाएं

मेटाडेटा तुरंत हटा दें जब छवि को देखने के लिए साझा किया जा रहा हो, न कि रिकॉर्ड रखने के लिए। इसमें स्कूल फ़ोटो, सामुदायिक कार्यक्रम के चित्र, मार्केटप्लेस चित्र, मकान मालिक या किरायेदार के अपडेट, और आकस्मिक क्लाइंट संचार शामिल हैं जहाँ व्यक्ति को केवल विषय देखने की आवश्यकता होती है।

2 स्थितियों में तत्काल सफाई की आवश्यकता होती है। पहली स्थिति घर, बच्चे, स्कूल या नियमित व्यक्तिगत स्थान से जुड़ी फ़ोटो है। दूसरी स्थिति एक ऐसा ईमेल है जिसे आपके द्वारा चुने गए लोगों से आगे फ़ॉरवर्ड किया जा सकता है। दोनों मामलों में, छिपे हुए फ़ील्ड को हटाना एक छोटा सा कदम है जो अनावश्यक संदर्भ को कम करता है।

दूसरा अच्छा ट्रिगर वॉल्यूम है। यदि आप अक्सर फ़ोटो भेजते हैं, तो आप हर बार एक नया निर्णय नहीं लेना चाहते हैं। एक दोहराने योग्य वर्कफ़्लो आसान है: ज़रूरत पड़ने पर मेटाडेटा की समीक्षा करें, साफ कॉपी बनाने के लिए फ़ोटो गोपनीयता वर्कफ़्लो का उपयोग करें, फिर मूल के बजाय उस कॉपी को संलग्न करें।

भेजने से पहले आगे क्या करना है

ईमेल सार्वजनिक पोस्टिंग के समान नहीं है, लेकिन यह अभी भी साझा करना है। सबसे सुरक्षित डिफ़ॉल्ट यह मान लेना है कि इमेज फ़ाइल में वह मेटाडेटा रहता है जो उसमें था जब तक कि आप इसे हटा न दें या पुष्टि न कर लें कि आपका शेयरिंग पथ इसे बाहर नहीं करता है।

इसका मतलब यह नहीं है कि हर फ़ोटो को उच्च-स्तरीय गोपनीयता प्रतिक्रिया की आवश्यकता है। इसका मतलब है कि आपको फ़ाइल का कार्य से मिलान करना चाहिए। यदि प्राप्तकर्ता को केवल तस्वीर की आवश्यकता है, तो कम छिपे हुए संदर्भ वाला संस्करण भेजें।

अधिकांश लोगों के लिए एक सरल रूटीन पर्याप्त है: जाँचें कि फ़ाइल में क्या है, जिसे प्राप्तकर्ता को आवश्यकता नहीं है उसे साफ़ करें, और सही कॉपी संलग्न करें। जब आप भेजने से पहले एक त्वरित अंतिम चरण चाहते हैं, तो मेटाडेटा रिमूवल टूल उस प्री-ईमेल वर्कफ़्लो में स्वाभाविक रूप से फिट बैठता है।